Affluences : connaître la fréquentation des bibliothèques en temps réel

Orianne Vialo - 29.06.2016

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Voilà 18 mois que l’application Affluences, qui permet de connaître en temps réel la fréquentation et l’affluence en bibliothèques, a fait son arrivée dans le monde des bibliothèques. Et tout autant de temps que l’entreprise du même nom se fraye une place auprès des professionnels du livre d’une part, et des usagers de l’autre. Paul Bouzol, président et fondateur de l’application, revient avec ActuaLitté sur cette année de travail, du lancement du projet, à aujourd’hui. 

 

Paul Bouzol, à l'origine de l'application Affluences (ActuaLitté, CC BY 2.0)

 

 

Ingénieur en télécommunication, Paul Bouzol décide de quitter son poste dans un cabinet de conseil en 2014 pour se consacrer pleinement à un nouveau projet : celui de lancer une application mobile qui permettrait de connaître en temps réel l’affluence en bibliothèques, ainsi que leurs prévisions de fréquentation pour la journée. Rapidement, il est rejoint par deux amis : Micaël, ingénieur en informatique, et Grégoire, diplômé en ingénierie d’affaires, tous deux encore étudiants à l’époque. 

 

« Mes collègues et moi étions étudiants il n’y a encore pas si longtemps, et nous avons fait le même constat à cette époque. Il n’y avait pas d’offre et d’outil nous permettant de savoir où se trouvaient les bibliothèques ou même pour connaître leurs horaires d’ouverture, et il n’existait pas non plus d’outil pour savoir, à moins de s’y rendre et de le constater par soi-même, si les bibliothèques avaient encore la capacité d’accueillir des publics. Je pense notamment à la Bpi, qui est souvent saturée, et où il faut patienter parfois des heures pour pouvoir y entrer », explique Paul Bouzol à ActuaLitté.

 

« Affluences permet non seulement de trouver une alternative si jamais la bibliothèque où l’on souhaitait se rendre est surchargée, mais elle permet aussi de désengorger ainsi les plus gros établissements, en permettant aux plus petites structures d’avoir davantage de visibilité », ajoute-t-il. 

 

« La génération jeune que nous ciblions principalement au début, c’est-à-dire les étudiants, utilise surtout leurs mobiles. C’est pour cette raison que nous nous sommes concentrés à développer une application mobile, mais surtout parce que les connexions via smartphones représentent plus de la moitié du trafic d’internet. L’idée derrière notre projet, c’est aussi que l’information recherchée soit ne demande pas plus de trois clics » précise le fondateur de l’application. 

 

Un succès exponentiel 

 

Et le pari est gagné haut la main. Un an et demi après avoir été lancé l’outil plaît. Beaucoup. Téléchargé près de 100.000 fois, et comptabilisant près de 4 millions de consultations, Affluences est désormais partenaire de 100 bibliothèques, de petite, moyenne et grande taille (de 19 à 1900 places), réparties dans 17 villes françaises.

 

Parmi ces dernières, l’on compte la Bibliothèque publique d’information (BPI), la Bibliothèque nationale de France (BnF), les bibliothèques universitaires de Paris-Sorbonne et de Sciences Po. « Nous avons été très agréablement surpris par le nombre de téléchargements réalisés au cours de ces 18 mois. Notre principale crainte au début était de savoir si notre outil répondrait véritablement à une problématique rencontrée par les utilisateurs. Très vite nous nous sommes rendu compte qu’Affluences n’est pas une application jetable, puisqu’elle correspond à véritable un besoin récurrent. »

 

Même si « au début nous devions démarcher pour nous faire connaître des bibliothèques, ce sont elles qui sont assez rapidement venues à nous, grâce au bouche-à-oreille qui a plutôt bien fonctionné, autant du côté des utilisateurs que des professionnels. La carte interactive permet d’avoir un aperçu rapide des bibliothèques situées à proximité de soi, et de trouver une alternative rapide dans le cas où la bibliothèque où l’on souhaitait se rendre est fermée ». 

 

Des services autant utiles aux usagers qu'aux professionnels 

 

« Aujourd’hui, l’on peut dire que notre outil facilite la tâche aux bibliothèques, surtout au niveau du calcul des statistiques. Ils n’ont plus besoin de le faire eux-mêmes, de façon récurrente puisque le taux de fréquentation tout comme la moyenne du temps que les usagers passent sur place sont déterminés de façon automatique grâce aux capteurs que l’on place aux portiques d’entrée et de sortie des établissements. Les plus récents sont déjà dotés d’un système de comptage donc dans ce cas de figure, on va simplement leur proposer notre connecteur logiciel qui va récupérer les données d’entrées et de sorties du portique antivol et qui va nous les transmettre en temps réel, et tout cela, gratuitement. Cependant, si certaines bibliothèques ne sont pas encore équipées, elles devront y mettre le prix pour le faire » ajoute-t-il.

 

Les capteurs logiciels Affluences, disposés aux entrées et sorties des bibliothèques et médiathèques (ActuaLitté, CC BY 2.0)

 

 

Le fonctionnement de l’interface est très simple. Les équipes d’Affluences créent un compte pour les bibliothèques, qui ajoutent d’elles-mêmes leur établissement, avec un nom principal, un nom secondaire et le nombre de places proposées dans l’édifice (par exemple : la Bibliothèque publique d’information, Bibliothèque Centre Pompidou, 1800 places assises, voir photo ci-dessous). Après avoir été formées à l’outil, elles gèrent ensuite de façon autonome leurs pages, en changeant les horaires, le nombre de places disponibles en fonction des actualités de la bibliothèque, via le portail internet qu’Affluences met à leur disposition. 

 

« L’idée c’est qu’elles soient complètement autonomes. De notre côté, nous continuer de développer et de maintenir ce portail, tout en apportant de nouvelles fonctionnalités dans l’application. Dernièrement nous avons créé un nouvel onglet permettant aux usagers de réserver les espaces de travail de leurs bibliothèques directement depuis l’application. Ils n’ont qu’à choisir les horaires qui les intéressent, entrer leur adresse mail et valider leur réservation pour que celle-ci soit effective. Nous avons aussi ajouté l’onglet catalogue, qui redirige les utilisateurs vers la page catalogue de la bibliothèque, ainsi qu’un filtre permettant de réduire ses recherches à une seule ville », indique Paul Bouzol.

 

L’application est mutualisée au sein des 100 partenaires que l’on a, ce qui permet aux établissements d’avoir accès à des services peu coûteux, voire gratuits dans certains cas. « Notre objectif, c’est d’avoir le plus de partenaires possible pour proposer des prix plus faibles, mais aussi d’avoir plus de moyens de développer des fonctionnalités intéressantes pour elles » complète-t-il.

 

En ce qui concerne les tarifs, il existe trois types d’offres : l’offre découverte, qui est gratuite et qui constitue la base des quatre offres, permet d’être vus et disponibles dans l’application mobile, de gérer les informations pratiques de l’établissement.

 

L’offre bronze permet la gestion multicomptes (par exemple, le Responsable du réseau des bibliothèques de Paris peut créer des comptes pour les responsables d’établissements et qui leur accordent des droits sur des bibliothèques spécifiques), l’affichage de messages pop-up, ou de notifications qui seront diffusés de façon ponctuelle à l’ouverture de la page de la bibliothèque par exemple (voir photo ci-dessous), ou encore le service API (application programming interface) web d’Affluences, c’est-à-dire un affichage dynamique des horaires, conditions d’ouverture et d’accès, etc. (à retrouver dans le carrousel). 

 

L’offre argent donne accès aux analyses statistiques complètes et à l’envoi de ces rapports de façon automatique par mail. Enfin, l’offre or permet aux bibliothèques de rendre la réservation de salles via l’application ou via internet possible pour les utilisateurs. 

 

 

À gauche, informations pratiques ajoutées par les bibliothèques. À droite, messages pop-up ponctuels

 

 

Des perspectives d'avenir diversifiées

 

En plus de vouloir continuer à diversifier les partenariats et toujours apporter plus de fonctionnalités, Affluences a vocation à se développer dans d’autres pays francophones. « Nous avons été contactés par le Rolex Learning Center de Lausanne (Suisse), et par d’autres bibliothèques en Suisse et en Belgique pour leur proposer l’application. Ce n’est pas encore contractualisé, il n’y a encore rien d’officiel, mais a priori cela devrait arriver très prochainement. Il y a des centaines d’utilisateurs qui attendent de connaître une nouvelle bibliothèque qu’ils ne connaissent pas, et cela sera possible notamment avec l’application Affluences. »

 

Par ailleurs, Sylvie Robert avait publié un rapport portant sur l’extension des horaires d’ouverture des bibliothèques en 2015, rapport porté par l’ex-ministre de la Culture et de la Communication, Fleur Pélerin, qui préconisait de mettre en place une application permettant de recenser toutes les bibliothèques, et si possible donner une visibilité sur la disponibilité de leurs places. « Ça tombait un peu à pic, car on venait de lancer Affluences », avoue Paul Bouzol.

 

« C’est quelque chose qui favorise le développement de l’application, car c’est un encouragement porté aux bibliothèques relevant du Ministère de la Culture. Le plan Bibliothèques ouvertes de Najat Vallaud-Belkacem va encore plus loin en proposant des subventions aux bibliothèques qui voudraient ouvrir plus et qui s’équiperaient de systèmes similaires au nôtre. En plus d’ouvrir plus, elles ouvriraient mieux, finalement. Le but ? Offrir un service alternatif aux utilisateurs, car c’est leur donner la possibilité de se rendre ailleurs, en fonction de leur géolocalisation et de leurs besoins si leur bibliothèque est fermée. »