Le catalogue partagé, pour "une politique d’acquisition concertée"

Lettres numériques - 31.07.2015

Edition - Bibliothèques - bibliothèque - Namur - catalogue


Gain de temps, d'argent, et surtout très utile à une politique d'acquisition concertée, le catalogue partagé est devenu une solution prisée par les bibliothèques d'un même territoire. Celles de la province de Namur ont tenté l'expérience : entre sueurs froides de la transition et joies de la formation pour tous, retour sur une innovation technologique et documentaire.

 

The card catalog is no longer the necessary first stop in a visit to the library

(David Fulmer, CC BY 2.0)

 

 

En mai dernier, nous vous parlions de Samarcande, interface permettant d’interroger l’ensemble des catalogues collectifs des bibliothèques publiques en Fédération Wallonie-Bruxelles. Cette semaine, Lettres Numériques se penche sur la mise en place d’un catalogue collectif en particulier, celui de la Province de Namur. Que signifie la mise en place d’un catalogue collectif ? Quelles sont les données à prendre en compte ? Réponse avec Joëlle Labye, bibliothécaire impliquée dans le projet.

 

Avec Lettres Numériques

 

Les étapes de la mise en place du projet

 

Fin décembre 2013, la mise en place du catalogue collectif namurois a été initiée. Joëlle Labye explique : « Pour pouvoir avancer dans ce projet, nous avons dû attendre les autorisations et adjudications nécessaires et les étapes se sont mises en place au fur et à mesure. A l’époque, nous ne savions pas encore quel logiciel allait être utilisé. Il s’avère que c’est V-sm@rt qui a été choisi. Au départ, nous pensions, avec Françoise Dury, responsable de la bibliothèque provinciale de Namur, que les bibliothèques pourraient conserver leurs logiciels actuels de gestion. Cependant, pour que les catalogues soient simultanés, il faut que les bibliothèques concernées utilisent le même logiciel. Une convention a donc été rédigée à ce propos. »

 

L’intégration des catalogues des bibliothèques locales s’est effectuée de manière pragmatique. En effet, certaines bibliothèques avaient des délais à respecter vis-à-vis de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Elles ont donc été intégrées en priorité au catalogue collectif namurois. Il s’agissait des bibliothèques de Bièvre, Ciney, Yvoir, Doische, Rochefort et Florennes.

 

L’intégration au catalogue collectif et ses implications

 

« L’intégration des bibliothèques locales au catalogue de la bibliothèque provinciale de Namur s’est faite de manière automatisée » explique Madame Labye. « Plusieurs étapes sont nécessaires avant la migration des données de la bibliothèque concernée. Un premier contact est d’abord établi avec les bibliothécaires afin d’en savoir plus sur l’organisation de leurs données, le type de codes à barres utilisés pour leurs ouvrages, autant d’informations utiles pour extraire correctement les données qui nous intéressent. » Un premier dossier de migration est mis en place, puis un deuxième, et enfin, une base test définitive grâce à laquelle les bibliothécaires peuvent cerner les éventuels problèmes. Joëlle Labye évoque finalement la dernière étape, à savoir la migration définitive, durant laquelle plus rien ne doit être modifié, ce qui implique une fermeture de 2 à 3 jours de la bibliothèque.

 

Le risque lié à l’intégration automatisée des catalogues est la perte de données, tant bibliographiques (exportées en UNIMARC) que dynamiques (informations sur les lecteurs, les prêts en cours, etc.) « Nous avons essayé, dans la mesure du possible, de conserver un maximum d’informations pour les bibliothécaires, afin qu’ils ne soient pas obligés de jongler entre plusieurs logiciels » affirme Joëlle Labye. Cela n’a pourtant pas été évident pour toutes les bibliothèques. Pour certaines, l’historique de prêt n’a par exemple pas pu être récupéré mais un gros travail a été effectué pour conserver les numéros de lecteurs et les codes à barres. Madame Labye poursuit : « Chaque bibliothèque a ses besoins et demandes spécifiques. Nous essayons de ne pas trop influer sur leur façon de travailler et de leur faciliter la tâche, tout en tenant compte de la structure de V-sm@rt. »

 

Les bibliothèques du catalogue collectif namurois : quel accompagnement ?

 

Actuellement, les bibliothèques suivantes ont été intégrées au catalogue collectif namurois : Bièvre, Ciney, Yvoir, Doische, Rochefort, Florennes et Beauraing (qui n’est pas encore reconnue par la Fédération Wallonie-Bruxelles). La bibliothèque de Couvin est quant à elle en cours d’installation alors que la base test de Sambreville vient d’être finalisée. « D’ici la fin de l’année, nous devrions voir les bibliothèques de La Bruyère et Andenne également intégrées » explique Joëlle Labye. « Les Centres de documentation du musée Félicien Rops et du patrimoine culturel font également partie de la bibliothèque provinciale de Namur » précise-t-elle.

 

Toutes ces bibliothèques doivent utiliser le nouveau logiciel V-sm@rt. C’est la raison pour laquelle des formations ont été mises en place pour accompagner les bibliothécaires. « Nous sommes à l’écoute de leurs besoins et présents pour les encadrer et les rassurer, tout en leur laissant une certaine autonomie ».

 

Une politique d’acquisition concertée

 

Le catalogue collectif namurois s’inscrit dans une politique d’acquisition concertée, une volonté du Service de Lecture Publique concrétisée par la création de Samarcande notamment. « Le moissonnage de notre base de données par Samarcande est d’ailleurs en train de se mettre en place ». Et qu’en est-il des prêts entre bibliothèques ? Joëlle Labye explique : « Nous avons deux systèmes qui fonctionnent aujourd’hui. Le premier consiste en un déplacement des livres entre les bibliothèques partenaires du catalogue collectif. Le second concerne les bibliothèques non intégrées au catalogue. Dans ce cas, il s’agit de prêts à proprement parler, c’est-à-dire que la bibliothèque ne faisant pas partie du réseau est considérée comme un lecteur de la bibliothèque provinciale. »

 

Pour découvrir le catalogue collectif namurois, rendez-vous ici.