Librairie : mutualiser ressources et compétences face aux marchés publics

La rédaction - 21.11.2016

Edition - Librairies - groupement librairies marché - répondre appel offre - libraires collectivités publiques


Répondre aux marchés publics de livres en groupement de libraires. Le sujet est d'une grande actualité, et faisait dernièrement l'objet d'une discussion et de conseils pratiques délivrés aux libraires lors d’un atelier coanimé par Ensemble Paris Emploi Compétences et l’Institut National de Formation de la Librairie.  

 

Librairie La Friche

ActuaLitté, CC BY SA 2.0

 

 

Les marchés publics sont un sujet sensible pour les petites librairies. La centralisation des achats des collectivités publiques, le montant des marchés, les effets de seuil dans les procédures d’appel d’offres et la concurrence des grossistes sont autant d’éléments objectifs qui découragent les petites librairies d’y répondre. Pour autant, répondre en groupement pour mutualiser ressources et compétences permet d’optimiser ses chances d’obtention d’un marché public. 

 

Dans le cadre de son programme de soutien au développement économique, de l’emploi et des compétences des librairies indépendantes parisiennes, Ensemble Paris Emploi Compétences (ex Maison de l’emploi de Paris) a organisé et co-animé un atelier avec l’Institut National de Formation de la Librairie sur la réponse aux marchés publics en groupement de libraires. 

 

Quatre librairies parisiennes soit deux grandes librairies et deux petites librairies ainsi qu’une librairie spécialisée dans la vente aux collectivités sont venues découvrir l’intérêt de s’associer pour répondre à un marché public de livres ou partager leurs premières expériences de la réponse aux marchés publics de livres en groupement. Retrouvez ici les principaux conseils pratiques délivrés lors de l’atelier du 14 novembre 2016, qui s’est déroulé au MOTif.

 

Avec qui se regrouper pour quels bénéfices mutuels ?

 

L’intérêt de se grouper entre grandes librairies et petites libraires est clairement apparu. Les grandes librairies sont dotées de personnels formés à la réponse aux marchés publics, détiennent les outils de suivi du marché, travaillent avec des transporteurs qui respectent les normes environnementales et possèdent l’assise financière que n’ont pas les petites librairies. À ce titre, l’enjeu financier de perdre un marché public pour une grande librairie est moindre pour la grande librairie que pour la petite librairie.

 

L’intérêt d’une petite librairie de se grouper à une grande librairie est de bénéficier des compétences et ressources de la grande librairie pour répondre et exécuter le marché. C’est une moindre prise de risque financier que d’y répondre seule. Conseil est d’ailleurs donné aux petites librairies de ne jamais dépendre financièrement de la réponse aux marchés publics et il paraît raisonnable que la part du chiffre d’affaires apporté par les marchés publics ne dépasse pas les 20 — 25 %.

 

Quel peut être l’intérêt d’une grande librairie de s’associer à une petite librairie ? 

 

Dans un marché public de livres, considérant le prix unique du livre, les soumissionnaires sont départagés par le commanditaire sur la qualité de l’offre technique proposée dans la fourniture de livres et sur les services annexes qu’ils peuvent lui apporter. Des marchés publics de livres prévoient que le libraire puisse venir lui présenter les nouveautés, que le bibliothécaire puisse venir faire un choix sur place ou bien que le libraire organise et réalise des animations avec des auteurs au sein des médiathèques !

 

Le budget des médiathèques étant en baisse, elles sont demandeuses de « service » d’animation. Ainsi, une grande librairie peut par exemple répondre à un marché dont l’exécution concerne un territoire différent du sien et s’associer à des librairies locales pour qu’elles réalisent les animations qui font partie du cœur de métier de la librairie. Un éditeur peut par exemple, payer la venue d’un auteur dans la médiathèque, la médiathèque, s’associer au libraire local qui animera la rencontre avec l’auteur et proposera ensuite, une séance de signature dans sa librairie lui permettant ainsi de vendre les livres de l’auteur.

 

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Dans le cadre de la réponse au marché de livres, la grande librairie peut donc se grouper avec une ou des librairies locales qui proposeront ce service aux médiathèques. La grande librairie et la ou les librairies locales s’accorderont dans la convention de groupement, sur le montant de la rémunération des libraires pour réaliser ces animations dans le cadre de l’exécution du marché.   

 

« Je m’associe pour le transport et je travaille avec des librairies locales qui font l’animation. » Répondre en groupement, c’est pour les petites librairies comme pour les grandes librairies, une complémentarité trouvée, mais à travailler dans le cadre de la réponse au marché public.       

 

Comment valoriser son offre pour se différencier de la concurrence ?

 

Dans le cadre de la réponse aux marchés publics de livres, le mémoire technique est le seul document dans lequel l’entreprise — le groupement momentané d’entreprises — présente sa proposition et sa valeur ajoutée.

 

Conseil est donné aux rédacteurs de se mettre à la place de l’acheteur dont les attendus ne sont pas ceux du bibliothécaire ou du médiathécaire. L’acheteur va vérifier la solidité financière des librairies et lire le mémoire technique. Répondre en groupement permet à de petites librairies, récemment créées, qui n’ont pas la même « solidité » financière qu’une grande librairie de s’engager progressivement dans la démarche des marchés publics sans prendre trop de risques.   

 

L’acheteur doit être rassuré. Il attend des réponses concrètes sur le prix, sur le pourcentage de remise. Il s’agit d’évidences pour les libraires, mais qu’il ne faut pas taire dans la réponse. Il est conseillé de rappeler la loi Lang sur le prix unique du Livre, la remise qui sera faite à la collectivité, les 9 % de remise étant une obligation légale. Concernant les délais de livraison, il est possible de répondre que si le livre est disponible en magasin, les délais de livraison sont les mêmes, quelles que soient les librairies ou que le délai est immédiat si le livre est en stock.  

 

Il est aussi recommandé de reprendre le vocabulaire de l’appel d’offres et de ne pas hésiter à contacter l’acheteur dont les coordonnées sont mentionnées dans l’avis de marché.

 

Un acheteur souhaite avoir affaire à un seul interlocuteur. Le groupement « momentané » d’entreprises peut l’inquiéter. Il peut s’interroger : ces librairies sont-elles habituées à travailler ensemble ? C’est donc l’identité du groupement qui doit prévaloir et chaque librairie doit « s’effacer » derrière l’identité du groupement. C’est un enjeu d’image de marque. L’identité du groupement, c’est un seul interlocuteur, un mandataire, plusieurs sites, un seul chiffre d’affaires, la totalité du stock. Il faut ainsi valoriser la qualité et la profondeur de l’assortiment, valoriser ce que l’on connaît de son fonds, préciser pour chaque lot, ce que vous allez apporter à l’acheteur.

 

Présenter son offre comme la solution, le service intégré qui répond aux besoins de l’acheteur induit un effet miroir pour l’acheteur et le rassure. Il faut montrer que le service rendu par le groupement sera pour l’acheteur aussi simple que s’il était face à une seule entreprise.

 

Comment se répartir les tâches pour répondre au marché et pour l’exécuter ?

 

Dans le cadre de la réponse aux marchés publics en groupement de librairies, chaque librairie doit fournir les documents juridiques concernant sa propre librairie. À noter que dans le cadre d’une réponse dématérialisée qui se généralise, la transmission de ces documents la première et la seule fois, simplifie la réponse aux marchés ultérieurs.

 

Au stade de la réponse, les librairies doivent travailler la rédaction du mémoire technique de telle sorte que l’identité du GME et sa valeur ajoutée prévalent. L’élaboration d’une offre qui réponde aux critères attendus par l’acheteur, mais qui permette au GME de se distinguer de ses concurrents est le travail le plus exigeant pour les librairies.

 

À ce stade, il convient aussi d’anticiper la répartition des tâches lors de l’exécution du marché. Il est important pour l’acheteur d’avoir un seul canal pour les commandes et l’interlocuteur unique doit avoir « toutes les clés techniques. » S’il s’agit d’un marché de livres pour les bibliothèques, la SOFIA doit identifier celui qui émet les factures et les librairies du GME doivent s’accorder pour savoir laquelle paie les 6 % à la SOFIA pour le droit de prêt, charge à cette librairie de prévoir la refacturation aux autres librairies du GME.

 

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Et conseil est donné d’échanger entre libraires du groupement concernant la rémunération de chacun. « Un petit libraire local n’a pas la surface financière, mais peut rendre des services pour se déplacer dans la médiathèque. Dans le cadre du groupement, il faut savoir comment on le rémunère. »

 

Trois librairies participant à l’atelier ont expérimenté une réponse en groupement. Elles n’ont pas signé de convention de groupement, ce qui n’est pas une obligation, mais est recommandé. Elles ont formé un GME solidaire, car le marché le demandait. Chaque librairie est donc engagée sur la totalité du marché, mais les trois sont engagées à pallier la défaillance de l’une d’elles, le cas échéant. Le GME solidaire leur donne par contre, la liberté de s’organiser comme bon leur semble pour exécuter le marché.

 

Elles ont cependant intérêt à prévoir de faire des points réguliers au moment de l’exécution pour réguler l’organisation entre elles, pour savoir si l’acheteur est satisfait et pour décider ou pas de poursuivre leur collaboration en GME dans le cadre de la réponse à un marché ultérieur.    

 

Pour plus d'informations contacter : nathalie.roux@epec.paris ou sur le site internet.