Achat et prêt de manuels scolaires 2016 : le coût des clauses en petits caractères

La rédaction - 12.09.2016

Patrimoine et éducation - Ressources pédagogiques - manuels scolaires contrats - clauses caractères scolaires - achat prêt manuel


Achat et prêt des manuels scolaires à la rentrée 2016, les offres sont multiples : pensez à vous poser les bonnes questions. L’offre présentée est intéressante, la remise alléchante et en plus divers services sont inclus… Lisez bien les contrats, repérez les sujets non évoqués à l’oral, c’est le moment de bien clarifier les choses … avant qu’il ne soit trop tard !

 

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Manuels scolaires

ActuaLitté, CC BY SA 2.0

 

 

Le test se déroule en trois étapes, qu'il est préférable de respecter pour ne pas se tromper 

 

 

1. L’achat des manuels scolaires

La mise en œuvre de la réforme est inédite et peut réserver un lot de surprises…

  • Coûts associés ?
    Quel est le coût des retours ? Pouvez-vous retourner des ouvrages tamponnés ou étiquetés ? Avez-vous la même remise sur les cahiers d’exercices et les manuels ?

Exemple : cette année, pour 150 élèves, le coût moyen d’une erreur de commande sera de 3000€, assurez-vous que les retours sont possibles, et surtout gratuits !

  • Une offre incomplète ?
    Tous les éditeurs sont-ils bien proposés par le fournisseur ?

Exemple : il existe des éditeurs spécialisé dans la pédagogie ou issus de la communauté éducative comme le CRDP, Sésamath ou encore Lelivrescolaire.fr.

  • Un interlocuteur identifié ?
    Pour la mise en œuvre de la réforme, et aussi par la suite, aurez-vous un interlocuteur qui vienne vous rencontrer ?Exemple : vous donne-t-on le nom et la ligne directe d’un interlocuteur dédié ?

 

Les problèmes rencontrés au cours de l’application de la réforme peuvent être anticipés lors d’une discussion de vive voix avec un conseiller qui connaît votre organisation au sein même du collège (qu’il s’agisse du prêt de livres papier en fonction du nombre de personnes qui y participent, de leur qualification, du lieu du prêt).

 

Avec le numérique, il y a également des enjeux importants posés, la meilleure approche avant d’établir un projet numérique est d’être guidé par une personne tout au long de son déploiement. Un interlocuteur unique et dédié est l’un des meilleurs moyens de travailler plus sereinement en équipe à la rentrée.

 

La rentrée est un moment intense, où le trafic est dense : courriels, appels, visites… Il est donc important de pouvoir joindre votre « spécialiste » en cas de problème, c’est lui qui connaît vos enjeux et vos problématiques habituelles.

 

  • Les bonnes infos au bon moment ?
    En cette année de réforme, une partie des nouveaux manuels va être imprimée tardivement (jusqu’en septembre). Le problème pour les enseignants est double : d’une part ne pas avoir les manuels, et d’autre part de ne pas avoir de visibilité sur les dates de livraison effectives…
    C’est pourquoi il est important de disposer, en temps réel si possible, des informations des dates de parution pour que les enseignants puissent s’organiser en conséquence.
  • Et le recyclage ?
    En septembre, de nombreux ouvrages vont être changés. Les anciens peuvent être valorisés, ou recyclés.Exemple : est-ce que le libraire qui vous vend les nouveaux ouvrages prend en charge le recyclage ou la réutilisation des manuels obsolètes ?

 

 

2. L’informatisation du prêt

Il existe différents types de logiciels, installés ou en ligne. Pour les plateformes en ligne, il faut pouvoir s’assurer qu’elles ont la capacité de charge pour tenir la rentrée 2016, en d’autres termes : qu’elles aient fait leurs preuves sur plusieurs centaines de connexions simultanées dans les collèges.

  • Des coûts au démarrage ?
    C
    ertains opérateurs facturent des frais de mise en place du service qui peuvent être relativement élevés, parfois même plus chers que la licence annuelle.

Exemples : combien vous coûte la mise en place du logiciel ou l’ouverture de compte ? Faut-il des accessoires supplémentaires pour utiliser l’outil et quel est leur coût ?

  • Les coûts à l’usage
    Le maintien en bon état de fonctionnement de votre solution informatique implique un suivi technique régulier.

Exemple : la maintenance, la sauvegarde, les mises à jour ou encore l’assistance sont-ils payants ? Avez-vous accès à un numéro direct, non surtaxé, en France ? Vous impose-t-on d’avoir une équipe technique sous peine de résiliation du contrat ?

  • Liberté d’utilisation ?
    Lorsque vous achetez une solution informatique (ou que vous vous abonnez à un service en ligne), vous souhaitez évidemment pouvoir en user librement dans les limites fixées par la loi. Assurez-vous que c’est bien le cas…

Exemple : votre solution permet-elle de gérer autant d’élèves que vous le souhaitez, ou leur nombre est-il limité ?

  • Et les clauses illégales ?
    Les contrats (d’achat, d’abonnement ou d’assistance) ont évidemment force de loi. Ils doivent cependant respecter un certain nombre de règles.

Exemple : un article indiquant que vous ne pouvez disposer librement de vos données est un article illégal. On le retrouve parfois dans des contrats de licence, par exemple : « Article 4 : « le licencié garantit à l’auteur du logiciel qu’il n’exportera ni ne réexportera directement ou indirectement l’application ni un quelconque produit de ladite application »… autrement dit, les données qui devraient vous appartenir ne peuvent être exportées.

  • Durée d’engagement, sur plusieurs années ?
    Certains services présentent des prix d’abonnement à l’année, il faut vous assurer que vous n’avez pas d’obligation cachée.

Exemple : il arrive que l’offre propose un prix d’abonnement annuel… assorti d’un minimum de souscription de 2 ans, voire plus !

  • Renouvellement automatique
    Attention aux contrats renouvelés automatiquement de manière tacite. Renseignez-vous, car il est souvent possible de résilier un contrat reconduit ou pour lequel vous avez souscrit pour plusieurs années.
  • Et à la fin du contrat ?
    Assurez-vous qu’il est possible, dans le cas où vous ne souhaitez plus utiliser tel ou tel logiciel, de continuer à disposer de vos informations sur votre stock, les historiques de prêt etc.

Exemple : pouvez-vous récupérer un fichier Excel comprenant toutes vos données au moment où vous décider de changer de logiciel ? Il suffit de poser la question AVANT de signer…

 

 

3. Le duo libraire-vendeur de logiciel, une équipe qui marche ?

Les problématiques à gérer cette année sont complexes : mise au pilon de nombreux ouvrages obsolètes, import dans la base de données de nombreux ouvrages neufs, introduction du numérique… Elles poussent à rechercher la solution d’un fournisseur unique qui assume l’ensemble des responsabilités, évitant les conflits entre les différentes parties, dans le cas où un problème technique survient.

  • Qui est responsable en cas de problème ?
    C’est le point le plus important : si votre fournisseur de logiciel de prêt peut aussi vous vendre les livres et les étiqueter, alors en cas de problème, vous identifierez un seul et même interlocuteur qui portera la responsabilité de l’erreur.

Exemple : sur un livre de français, est apposée une étiquette l’identifiant comme un manuel de sciences. Qui est responsable : vous, qui avez envoyé la mauvaise étiquette au libraire chargé de la coller ? Le libraire qui a inversé des étiquettes ? Le logiciel (et donc son vendeur) qui a mal géré l’intégration des données ? Si toutes ces étapes se passent chez un seul fournisseur, la responsabilité est parfaitement claire.

  • L’informatisation vous évite-t-elle vraiment les saisies manuelles ?
    Les solutions logicielles efficaces permettent de n’avoir à saisir ni les noms des élèves, ni le stock de livres.

Exemple : le libraire qui étiquette vos manuels vous met-il à disposition une version informatisée de votre stock, ou devez-vous saisir chaque livre manuellement dans votre base de données ?

  • Le conseil humain de proximité
    Plus nombreux sont les facteurs qui interviennent dans la solution mise en œuvre (manuels, étiquettes, gestion du prêt, du stock…) plus il est important de réduire le nombre d’interlocuteurs en cas de problème.

Exemple : vous propose-t-on l’aide d’une personne dédiée, qui peut vous rendre visite pour mettre en œuvre avec vous la solution de prêt des manuels ?

 

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