Les finances d'Effervescence : d'où vient l'argent ?

Association Effervescence - 18.06.2013

Tribune - financement d'associ - Sorbonne - association Effervescence


Chaque semaine, ActuaLitté, en partenariat avec l'association Effervescence, réunissant les étudiants et anciens élèves du Master Édition et Audiovisuel de Paris IV-Sorbonne, vous donnent rendez-vous : retrouvez dans les colonnes de notre magazine une chronique, réalisée par les étudiants de la formation, racontant la vie du Master et de l'association. Comme la clarté budgétaire est à la mode, cette semaine, on vous explique comment tournent les comptes de l'association !

 

 

Effervescence n'est pas, pour les étudiants du master édition et audiovisuel qu'un simple moyen de mettre notre formation en valeur, elle est aussi un soutien financier et promotionnel dans la gestion de nos projets universitaires que sont la réalisation d'un livre (sous formes papier, numérique et web) et d'un court métrage. Ces deux projets coûtent cher, et l'association doit aussi financer les événements qu'elle organise tout au long de l'année et en assurer la promotion. Alors où trouve-nous l'argent ? Comment est-il dépensé ?

 

On vous explique notre gestion budgétaire d'Effervescence.

 

 

La Sorbonne : un mécène

 

Le Master Édition-Audiovisuel offre la possibilité à 30 étudiants de devenir les responsables de deux projets ambitieux : un livre et un court métrage.  Mais comment les financer ? Premièrement, il y la fac, l'université Paris-Sorbonne (citons-là : elle le mérite bien !).

Chaque année, un budget est alloué par l'UFR de Littérature française et comparée, après discussion et négociation entre le service administratif et l'équipe pédagogique. Ce budget se divise en trois enveloppes : la fabrication du livre (2 700 €), la location d'un stand au Salon du Livre de Paris (1 500 €) et la production du court-métrage (1 800 €).

Mais cette générosité ne suffit malheureusement pas à financer entièrement le livre et le court métrage. Concrètement : pour faire le beau livre que l'option édition a eu la chance d'éditer, cela a coûté pas moins de 5 400 € de fabrication, pour un tirage à 500 exemplaires... Pas besoin d'aimer les chiffres pour se rendre compte que le budget de l'UFR ne suffirait pas ! Et puis il ne faut pas laisser tomber les œuvres une fois produites, il faut assurer leur promotion et leur offrir une vie confortable, même courte !

C'est là qu'intervient Effervescence.

 

 


 


L'association : pourvoyeuse de fonds

 

Le budget de l'association fonctionne sur un principe de solidarité entre les promotions successives : les ventes de livres d'une année servent à financer les projets de l'année suivante. Les cotisations des adhérents (5 € l'année) représentent aussi une petite rentrée d'argent.

Voilà donc le second pilier qui permet de soutenir la réalisation du livre et du film, à hauteur, cette année, d'environ 2 000 € pour chaque option (pour rappel, le budget de l'UFR ne couvrait que la moitié de la fabrication du livre, et il en est de même pour le film).

Les rentrées d'argent dues à la vente du livre permettent également de maintenir les comptes de l'association dans le vert pour pallier les petites ou grosses dépenses logistiques et événementielles d'Effervescence.

 

Ainsi, en étant élève du master, on n'est plus seulement responsables de la création d'une œuvre, on devient les garants du bon fonctionnement et du dynamisme de l'association : tables rondes, journée portes ouvertes, communication physique et numérique... Concrètement, cela signifie beaucoup de sorties d'argent annexes : depuis les flyers et affiches, jusqu'aux hébergements des sites internet (celui de l'association, mais aussi ceux des livres des années précédentes), les achats de noms de domaine, la carte bleue, les assurances, les locations de salles, en passant par les dépenses liées à l'accueil du public sur les événements : nourriture, boissons, gobelets, nappes... Une accumulation de frais à anticiper et à ne pas négliger !

 

L'association, c'est donc une grande aide pour nos projets universitaires mais aussi d'importantes responsabilités. Si les bonnes gestions précédentes nous ont offert cette année un portefeuille de départ de presque 6 000 €, nous permettant de mener à bien beaucoup de choses, elles nous donnent aussi l'obligation de conserver cette mise de départ pour les années suivantes.

Objectif : faire rentrer de l'argent et bien gérer nos dépenses.

 

Au quotidien, cela implique de conserver une trace de toutes les rentrées et les sorties d'argent, de discuter des dépenses en amont pour que le portefeuille serve de façon équitable aux deux branches du master : édition et audiovisuel. C'est garder un œil sur ce qui nous attend : s'appuyer sur le planning pour ne pas être pris par surprise, mais ne pas hésiter à puiser dans le porte-monnaie de manière imprévue pour donner vie à l'association. C'est donc un travail à part entière qui mobilisent deux personnes du bureau : la trésorière et la vice-trésorière.

 

Mais la vente des livres et les cotisations ne suffisent pas à satisfaire toutes ces dépenses tout en renflouant les caisses pour l'année suivante ! Il nous faut donc une autre source d'argent.

 

Des partenaires ?

 

L'association a tissé des liens avec plusieurs partenaires de choix. Mais soyons honnêtes : on a beau avoir l'étiquette « Sorbonne », difficile ces temps-ci de débloquer des fonds, même pour de jeunes étudiants motivés… Les partenariats représentent en fait plus un échange de visibilité, un soutien pour nos événements, un transfert de valeur, le privilège de rencontrer et de côtoyer des professionnels, plutôt que des soutiens financiers. Donccette solution ne résout pas la question de l'argent !

 

La Sorbonne, acte II

 

C'est là qu'intervient à nouveau la Sorbonne, mais s'agit plus d'argent que l'UFR nous donne dans le cadre de notre formation, mais de subventions pour lesquelles il faut faire une demande précise, qui demande un long travail de préparation…

 

 

 

 

Retour sur notre expérience : la Sorbonne propose des subventions, notamment pour les associations, via le Service Culturel. Il n'y a plus qu'à chercher celle qui peut nous correspondre... trouvé ! : Le Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Étudiantes (FSDIE). Pour obtenir l'aide du FSDIE, il faut donc faire un dossier, et ce n'est rien de le dire… Il doit comprendre une présentation complète de notre programme de l'année (date, thématique, déroulement et impact sur l'université), accompagné d'un budget  détaillé, devis à l'appui, de chaque dépense envisagée. Le dossier est ensuite minutieusement analysé par un jury qui nous fait part de sa décision finale après un mois de réflexion.

Ainsi, bien avant que notre programme ne soit clairement défini, nous avons dû constituer un budget détaillé de tous nos événements, en un temps record pour ne pas manquer la session des dépôts de dossiers du mois de janvier. Et le vrai casse-tête : il nous fallait élaborer un budget prenant en compte l'argent que nous avions déjà et celui que nous espérions recevoir du FSDIE, tout en gardant en tête qu'en cas de refus de notre demande de subvention, la production du livre et du film devait rester viable !

Après deux semaines d'intenses réflexions, de plannings et retro-plannings, de devis et de comparatifs de prix, nous avons bouclé le programme de l'année, le budget et le dossier, sésame pour assurer la cohérence financière de nos projets tant associatifs qu'universitaires.
Et on a eu la subvention escomptée : 4 400 € pour nous ouvrir les portes de la liberté !

 

Ces trois sources de revenus : UFR, association et FSDIE, nous permettent donc d'assurer à la fois la vie de nos projets de fin d'étude mais aussi la promotion de notre Master et la valorisation de notre réseau professionnel.

 

Et si vous voulez contribuer et nous soutenir, n'oubliez pas que le livre est toujours disponible, et que si vous êtes un ancien élève du Master, vous pouvez adhérer à l'association pour la modique somme annuelle de 5 € en nous contactant à l'adresse suivante : effervescencesorbonne@gmail.com.

À la semaine prochaine !